Reservering van gasten en beheer van bezoekers
Beheer het bezoek van mensen van buiten het bedrijf gemakkelijk in je flexibele werkomgeving met behulp van Flexopus gastenreservering. Medewerkers die gasten of externe personen verwachten, kunnen zelfstandig en op gepersonaliseerde wijze werkplekken en parkeerplaatsen voor derden reserveren.
Demonstratie regelen
Boeken voor gasten
Reserveringen of boekingen van werkplekken en parkeerplaatsen voor gasten kunnen door elke medewerker worden gemaakt. Gasten ontvangen vervolgens een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging met informatie over het tijdstip van de reservering, de beschrijving van het pand en de plattegrond.
Tijdelijke gebruikersprofielen aanmaken
Externe medewerkers zoals freelancers die langere tijd bij het bedrijf werken, kunnen een tijdelijk gebruikersprofiel krijgen met een vervaldatum. Met het tijdelijke gebruikersprofiel kunnen regelmatige boekingen worden gedaan tijdens de geldigheidsperiode. Tijdelijke gebruikersprofielen kunnen alleen worden aangemaakt door beheerders.
Overzicht van gastenboekingen
In het beheerdersgedeelte kunnen alle boekingen worden bekeken via de boekingsgeschiedenis. Gastenboekingen zijn speciaal gemarkeerd, zodat beheerders altijd een overzicht hebben van de gastenboekingen die in Flexopus zijn gemaakt.
Ad-hoc boeking van kamers
Vergaderzalen en telefooncellen kunnen ter plekke op het scherm worden gereserveerd, ook door gasten. Kamerreserveringen worden in het systeem geregistreerd, mits er geen conflicten of andere reserveringen zijn. Meer informatie over onze digital signage display oplossing en de Microsoft Exchange Online verbinding.
Hoe werkt het boeken van gasten?
Alles wat je nodig hebt voor het boeken van een gast in Flexopus is naam, e-mailadres en optioneel de reden van het bezoek. Zodra deze informatie is ingevoerd, hoef je alleen nog maar het betreffende object te selecteren en de externe persoon wordt per e-mail op de hoogte gebracht van de boeking.
Er zijn veel concrete use cases voor het boeken van gasten. We hebben hieronder enkele van de meest voorkomende use cases opgesomd. In principe kun je de functie echter op precies dezelfde manier gebruiken als je interne bedrijfsvereisten vereisen.
- Workshops met klanten: Je wilt een workshop organiseren met klanten op kantoor. Met gastboeking reserveer je geschikte objecten voor je klanten en hun collega's kunnen op de live kaart zien in welk deel van het kantoor de workshop plaatsvindt.
- Sollicitanten & proefwerk: Naast klanten zijn sollicitanten ook vaste gasten in het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat er een werkplek beschikbaar is voor het proefwerk, kan deze vooraf gereserveerd worden.
- Freelancers & andere externe werknemers: In agile bedrijven is het vaak zo dat freelancers of andere externe medewerkers op projectbasis en voor een beperkte periode in het bedrijf zijn. Ook hier kan het nodig zijn om specifieke werkplekken te reserveren via gastboekingen.
Deurbordjes voor kamerbezetting
