Werkplek boeken
Wat is een flexibele werkplek?
In tegenstelling tot vaste werkplekken worden flexibele werkplekken niet slechts door één persoon gebruikt. Werknemers kunnen dus elke dag vrij en flexibel beslissen aan welk bureau ze willen werken. Het resultaat is dat werkplekken niet langer gepersonaliseerd zijn, maar gedeeld worden door meerdere mensen of zelfs het hele personeelsbestand.
Wat is desk sharing of hot desking?
Bureau delen (ook wel "hot desking", "gedeeld bureau", "flexibel kantoor" genoemd) is een concept van werkplekorganisatie waarbij werknemers vrij kunnen beslissen op welke werkplek ze willen zitten. Bureau sharing wordt vaak geïntroduceerd in combinatie met kantoor aan huis om werkplekken beter te benutten of om op de lange termijn ruimte te besparen. Daarom is het bij desk sharing gebruikelijk dat er minder werkplekken zijn dan werknemers.
Wat is een werkplekboekingssysteem?
Met een systeem voor het reserveren van bureaus (ook wel "software voor het delen van bureaus" genoemd) kunnen werknemers flexibele werkplekken op kantoor reserveren. Software voor het delen van bureaus maakt een soepele organisatie van flexibele werkplekken mogelijk. Het systeem laat zien welke werkplekken wanneer beschikbaar zijn en helpt bij het coördineren van de boekingen. Het Flexopus werkplekboekingssysteem ondersteunt ook de analyse van het kantoorgebruik.
Hoe werkt de bureausoftware van Flexopus?
Flexopus maakt het gemakkelijk, intuïtief en snel om flexibele werkplekken, vergaderzalen en parkeerplaatsen te boeken in slechts drie stappen:
1. Selecteer periode
2. Selecteer locatie of verdieping Selecteer locatie of verdieping
3. Selecteer / boek werkplek
Kun je alleen werkstations boeken met Flexopus?
Naast het boeken van gedeelde bureaus maakt de Flexopus hot desking software het ook mogelijk om vergaderzalen en parkeerplaatsen te reserveren. In principe kan elk object flexibel worden geboekt met Flexopus, zolang het visueel kan worden weergegeven.
Kan Flexopus worden geïntegreerd in Microsoft Outlook?
Ja, Flexopus kan worden geïntegreerd in de Microsoft Outlook-agenda via een boekingsbevestiging per e-mail en een bijgevoegd .ics-bestand. Hierdoor wordt elke boeking automatisch overgezet naar je persoonlijke agenda. Naast de Microsoft Outlook-agenda kunnen Flexopus .ics-boekingen ook worden geïntegreerd in alle andere populaire agenda-applicaties zoals de Google- of Apple-agenda.
Naast boekingsbevestigingen kun je ook onze Microsoft Outlook-plugin installeren. Onze Microsoft Outlook Plugin staat ook officieel vermeld als een Microsoft Outlook Add-in: Outlook Plug-in Winkel
Kan ik het kantoorgebruik meten en analyseren met Flexopus?
Dankzij de Smart Analytics-functies van Flexopus kun je in een paar klikken het gebruik van je hele kantoor analyseren tot op de individuele werkplekken, over- of onderbezetting in een vroeg stadium identificeren en de juiste maatregelen nemen.
Ondersteuning en contact
Hoe kan ik contact opnemen met Flexopus?
Je kunt ons van maandag tot en met vrijdag bereiken via e-mail op info@flexopus.com, telefonisch op +49 711 342 085 05, via het contactformulier of op onze social media-kanalen Instagram of LinkedIn. Onze medewerkers nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Je kunt ook direct een afspraak met ons maken.
Je kunt ons ook persoonlijk bezoeken in Stuttgart na het maken van een afspraak.
Waar kan ik een bug melden?
Als je een bug ontdekt in onze software, kun je deze indienen op support@flexopus.com. Onze IT-afdeling zal dan zo snel mogelijk contact met je opnemen en het probleem oplossen.
Welke informatie heb ik nodig om met Flexopus aan de slag te gaan?
Om met Flexopus aan de slag te gaan, hebben we het aantal werkplekken en verdiepingen nodig dat je flexibel wilt boeken. We hebben ook de plattegronden nodig van je bedrijfspand met daarop de werkplekken en vergaderruimtes ingetekend. Last but not least hebben we je logo en je gewenste subdomein nodig. Zodra we alle informatie hebben, wordt je instance binnen een paar werkdagen opgezet en in gebruik genomen.
Hoe komen de kaarten in Flexopus en kun je ze wijzigen?
De digitalisering van uw plattegronden wordt uitgevoerd door ons team van ervaren grafische ontwerpers op basis van de ingediende gegevens. Hierdoor kunnen we een consistente kwaliteit en een vlekkeloze gebruikerservaring in Flexopus bieden. Wijzigingen aan de plattegronden kunnen door ons worden aangebracht of door u worden gedaan in het beheergebied.
Hoe werkt het inwerkproces bij Flexopus?
Nadat je instance is opgezet, ontvang je een link naar de acceptatie van de software en een introductie door onze medewerkers. We ondersteunen u ook bij de invoering van de Flexopus hot desking-oplossing in uw bedrijf met sjablonen voor veranderingscommunicatie en een handleiding.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf groeit en ik meer flexibele werkplekken nodig heb?
Flexopus is schaalbare software die meegroeit met je bedrijf. Als je extra werkplekken of verdiepingen nodig hebt, kun je op elk moment contact met ons opnemen en maken we een kaartwijziging voor je of een extra plattegrond. Aan het einde van de factureringsperiode worden de extra gemaakte kosten verrekend in een eindfactuur - vergelijkbaar met elektriciteits- of gasleveranciers.
Is er een demoversie van Flexopus die ik aan mijn collega's kan laten zien?
Ja, er is een demoversie van Flexopus. Neem hiervoor contact met ons op.
Technische details
Hoe werkt de SSO (Single Sign On) integratie tussen Google of Microsoft en Flexopus?
Met single sign-on via Google of Microsoft hoeven gebruikers geen nieuw gebruikersaccount aan te maken. In plaats daarvan worden de gegevens rechtstreeks naar Flexopus verzonden via een SAML2- of OAuth2.0-interface tijdens de eerste aanmelding. Dit betekent dat gebruikers niet individueel voor Flexopus hoeven te worden uitgenodigd.
Welke gegevens kunnen worden gesynchroniseerd vanuit Microsoft ADFS of Microsoft Azure Active Directory met Flexopus?
Naast namen en e-mailadressen kunnen ook andere attributen zoals functietitels of afdelingsrelaties in realtime met Flexopus worden gesynchroniseerd dankzij SAML2. Dit biedt het voordeel dat de gegevens van uw werknemers slechts op één plaats hoeven te worden beheerd (de Active Directory van het bedrijf).
Naast SAML2 SSO-authenticatie biedt Flexopus ook een SCIM API-interface voor gebruikers- en groepssynchronisatie.
Ondersteunt Flexopus ook andere identity managers (bijv.: Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta enz.)?
Ja, Flexopus ondersteunt veel andere systemen via SSO. De SAML2- en SCIM-protocollen zijn generiek geïmplementeerd, dus we kunnen ook andere iDP's ondersteunen. Als je nog vragen hebt, kun je contact opnemen met ons supportteam op support@flexopus.com.
Waar worden de Flexopus-gegevens gehost?
Flexopus wordt uitsluitend in Duitsland (Neurenberg en Falkenstein) gehost door onze serviceprovider Hetzner Online GmbH. Hetzner is ISO 27001 gecertificeerd en voldoet daarom aan alle normen voor informatiebeveiliging. Flexopus maakt GEEN gebruik van AWS, Google of Microsoft Cloud infrastructuur, dus we hebben volledige controle over de data, infrastructuur en applicatie.
Hoe worden persoonlijke gegevens bij Flexopus beschermd?
Lees hier meer over onze veiligheidsnormen.
Flexopus is 100% EU DSGVO compliant.
Flexopus biedt alle instellingen op het admin dashboard: Persoonlijke boekingsgegevens worden automatisch geanonimiseerd na 14 dagen in de standaard configuratie van Flexopus. Daarnaast kunnen persoonlijke gegevens in de frontend desgewenst ook worden geanonimiseerd.
Flexopus levert de hosting infrastructuur in een dedicated server infrastructuur via onze hosting service provider Hetzner Online GmbH. Hetzner is een toonaangevende serverprovider uit Duitsland, ISO 27001 gecertificeerd en voldoet daarom aan alle normen voor de bescherming van uw persoonlijke gegevens.
Heeft Flexopus ook een mobiele applicatie?
Ja, Flexopus kan worden geïnstalleerd via Google PlayStore en Apple AppStore. Naast de stores kan Flexopus ook worden geïnstalleerd als een PWA (Progressive Web Application).
Op welke apparaten kan Flexopus worden gebruikt?
Dankzij de moderne, volledig responsieve gebruikersinterface kan Flexopus worden gebruikt op elk eindapparaat met een moderne browser en een internetverbinding. Of het nu gaat om een smartphone, tablet, laptop of desktop-pc, Flexopus kan overal snel en probleemloos worden gebruikt.
Biedt Flexopus ook een on-premise variant?
Ja, maar alleen voor grote klanten met meer dan 1000 werkstations. We raden het gebruik van onze cloudvariant aan. Neem voor meer informatie contact op met ons verkoopteam: info@flexopus.com
Wat zijn de voordelen van software in de cloud vergeleken met een on-premise versie?
Met de Flexopus Cloud geniet je van onze allround zorgeloze service. In de cloudversie verzorgen wij de hosting, de bediening, het onderhoud en alle relevante beveiligings- en versie-updates voor je. U hoeft zelf niets te installeren. Hierdoor kunt u zich richten op uw kernactiviteiten en uw capaciteiten gebruiken waar ze daadwerkelijk nodig zijn.
Wat zijn de vereisten om Flexopus te gebruiken?
Flexopus kan in elk bedrijf worden gebruikt, ongeacht de IT-infrastructuur, dankzij de cloudversie. Het enige wat je nodig hebt om met Flexopus aan de slag te gaan zijn plattegronden van je kantoor met ingetekende bureaus, een vectorbestand van je logo en het gewenste subdomein. Wij doen de rest voor u.
Neem voor de vereisten van de on-premise variant contact op met onze verkoopafdeling.
Biedt Flexopus ook hardware zoals bewegingssensoren?
Bij Flexopus richten we ons op het ontwikkelen van software die zo slank, krachtig en gebruiksvriendelijk mogelijk is. Wij geloven niet in hardwareoplossingen zoals bewegingssensoren, omdat deze meestal erg duur zijn en gevoelig voor fouten. De sensoren helpen wel om de bezetting van de stoelen te meten, maar ze bieden geen oplossing voor het delen van bureaus, omdat de stoelen van tevoren gereserveerd moeten worden. We raden onze QR-codes aan als een goed alternatief.
Kosten en winstgevendheid
Wat kost de bureausoftware van Flexopus?
De kosten van Flexopus zijn gekoppeld aan het aantal objecten (bureaus, vergaderruimtes, parkeerplaatsen) en niet aan het aantal gebruikers. Aangezien desk sharing ervan uitgaat dat er meer werknemers zijn dan beschikbare werkplekken, blijkt dit model rendabeler te zijn.
De kosten van Flexopus kunnen variëren afhankelijk van de locatie, bedrijfsgrootte, serviceniveau en gewenste aanvullende modules. Neem contact met ons op en een van onze medewerkers zal u voorzien van nauwkeurige en op maat gemaakte prijsinformatie: info@flexopus.com
Kun je besparen op vaste kosten met Flexopus?
Sommige van onze klanten hebben aantoonbaar vaste kosten bespaard met Flexopus door hun kantoorruimte te verkleinen met behoud van dezelfde personeelsomvang. Dit betekent dat er meerdere werknemers per werkplek zijn, waardoor de ruimte optimaal kan worden benut. Het besparingspotentieel is heel vaak aanzienlijk hoger dan de licentiekosten van de software voor desk sharing. De invoering van desk sharing in combinatie met Flexopus is dus een lonende investering.
Voor welk bedrijf (grootte) wordt bureausoftware aanbevolen?
Desk sharing met Flexopus is mogelijk, dankzij onze gebouwbeheermodule, zowel voor een klein bedrijf met 10 werknemers als voor groepen met enkele duizenden werknemers, ongeacht de sector. Neem gerust contact met ons op. In een persoonlijk gesprek kunnen we samen analyseren of het concept van flexibele werkplekken ook voor jouw bedrijf zinvol is.
